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Un plan de comunicación es un documento-guía que especifica la postura editorial y la estrategia comunicativa que debe seguir una corporación, fundación, institución o eventos con una planificación extensa pero de poca duración, como una actuación musical, un festival o el estreno de una película. La estrategia de comunicación es crucial para el crecimiento de un festival o evento musical, ya que sirve de apoyo a la organización y es esencial para su éxito.
En este documento-guía se establece el qué, el cuándo y el cómo de la actividad comunicativa. Define explícitamente cómo se comunicará la empresa u organización productora con el público objetivo. Los objetivos y tácticas de la estrategia de comunicación están directamente relacionados con los del plan de marketing.
¿Qué elementos componen la estrategia de comunicación y marketing?
Cuando hablamos de estrategias de marketing para conciertos o festivales, nos referimos al proceso utilizado por el equipo de publicidad para "vender la experiencia". Sabiendo que el público objetivo está identificado en el plan de comunicación, el enfoque de marketing consiste en persuadir a ese público para que asista. Dado que el consumidor es el centro de los esfuerzos de marketing, corresponde a la organización asegurarse de que los asistentes al festival o evento vivan una experiencia excepcional que les incite a asistir al siguiente.
Mientras que la estrategia de marketing vendrá determinada por influir en la decisión de la persona, la estrategia de comunicación estará más relacionada con el recorrido por los medios de comunicación, difundiendo la celebración del evento a través de los medios tradicionales y digitales, estableciendo los canales de difusión, las formas de difusión y poniendo en marcha campañas de comunicación creativas, es decir, ganando visibilidad.
Etapas del plan de comunicación de un festival
Investigación y segmentación del público
Comprender al público objetivo implica definirlo, entender sus tendencias y conocer sus preferencias. Tras la selección de los artistas, grupos o DJ que actuarán, se completa esta etapa. Será posible desarrollar y aplicar el plan de comunicación a través de medios digitales y offline, así como de los canales convencionales más eficaces, investigando al público objetivo. Consolidar la devoción de los fans y mantener a los que no lo eran es uno de los objetivos.
Incluir el espacio de Internet
La estrategia de comunicación debe establecer las tácticas potenciales para garantizar que la gente tenga los conocimientos esenciales para elegir lo que se promociona. En el mundo moderno, una persona puede tener en mente hasta dos o tres festivales o eventos musicales y, sin duda, debe elegir uno. En la actualidad, la gente está muy vinculada al mundo de Internet. Es fundamental contar con un sitio web y un centro de información que abarque las redes sociales más conocidas.
Los consumidores necesitan saber dónde y cuándo pueden alojarse, así como sobre costos, ofertas, transporte e incluso la ubicación del evento. En cuanto a esto último, haga planes con un proveedor de transporte para eventos, de modo que las personas que ya están intrigadas por la perspectiva del festival se sientan más seguras conociendo detalles tan importantes. En este sentido, es importante tener una fuerte presencia en las redes sociales, crear campañas de PPC y estrategias de SEO, crear publicidad en YouTube y asociarse con personas influyentes.
Producción
Todo lo que tiene que ver con la logística, la planificación y la organización gira en torno a la producción. El grupo encargado de la comunicación y el marketing necesita un calendario bien elaborado que no contenga fallos en los días previos al acontecimiento. El equipo de producción crea el horario. La compartimentación de los espacios, la colocación de los patrocinadores y la creación del plano del recinto, que incluye todas las posibles acciones dentro de sus límites, son tareas que competen a producción, además del calendario. El plan de comunicación debe tener esto muy en cuenta.
Medios de comunicación
Es crucial captar la atención de los medios de comunicación. Todos los medios de comunicación sirven de puerta de entrada a un público al que hay que educar y persuadir para que acuda. La prensa y la televisión siguen teniendo un impacto significativo, a pesar de que las redes sociales y los medios digitales son ya un componente importante de la dinámica social actual.
Los medios de comunicación convencionales pueden promover una buena imagen de alcance inconmensurable, pero depende de una serie de tácticas especializadas: conseguir entrevistas para los conjuntos musicales y los organizadores y, si es factible, que el tema se incluya en las secciones de entretenimiento, cultura y ocio. Los medios de comunicación siguen pareciéndose a una partida de ajedrez; para conseguir la colocación imprescindible entre los telespectadores y los lectores de la prensa escrita, hay que invertir, pero también hay que saber mover las piezas.
Técnicas de marketing
Una de las leyes de oro del marketing de festivales y eventos musicales es recordar que no se está vendiendo un producto, sino una experiencia, y que esa experiencia será sin duda "la experiencia de toda una vida" dependiendo de la intensidad de la campaña de marketing. Una de las técnicas de marketing más significativas en esta situación es el merchandising de eventos. Los regalos promocionales pueden ser útiles en esta situación.